Le designer industriel Otto Zapf est né dans une famille d’ébéniste en 1931 à Rossbach, dans l’ancienne Tchécoslovaquie. En 1945, sa famille s’installe à Eschborn, près de Francfort en Allemagne. Pas très attiré par l’ébénisterie en raison de la saleté et de la poussière qu’il observe dans l’atelier de son père, Otto Zapf décide d’étudier les mathématiques et la physique à la Goethe University de Francfort. Quand il retourne au design, Otto Zapf utilise ses connaissances en mathématiques pour optimiser les meubles qu’il conçoit.
Il devient designer professionnel en 1956, en compagnie de Rolf Schmidt,Dieter Rams (b. 1932). En 1958, il se lit d’amitié avec l’entrepreneur danois Niels Vitsœ (1913-1995). Un an plus tard, ils fondent l'entreprise Vitsœ + Zapf, qui produit les meubles conçus par Dieter Rams. Cette collaboration prend fin lorsque Otto Zapf quitte l’entreprise car il n’est pas correctement crédité pour l’unité murale 606 par Dieter Rams. Après son départ en 1969, l’entreprise devient simplement Vitsœ.
En 1967, Otto Zapf conçoit sa propre collection de bureaux en fibre de verre, de meubles de rangement, de bibliothèques et de chaises avec des cadres en fibre de verre. Certains reçoivent un bon accueil, comme les canapés Sofallettes, Arcadia, Comudus et Calix, ainsi que la table Column Table (1967). Avec la Column Floor Lamp (1968), il remporte le “Gute Form” (Good Form) Award en 1972.
Entre 1970 et 1971, Otto Zapf conçoit son Softline System, l’un des tout premiers systèmes d'affichage à panneaux à base de tissu. Ce design lui vaut les acclamations du Design Center de Stuttgart. Bobby Cadwallader, président de la marque américaine Knoll, engage Otto Zapf en 1973 pour créer un système de bureau basé sur ses cadres recouverts de tissus et Stephens System (1971) par Bill Stephen. Le résultat n’est autre que le Zapf System (1976), un espace de bureau libre avec des bureaux, des unités de rangement, des stations de travail et des écrans. Cette collaboration marque l’entrée de Knoll dans l’ameublement de bureaux. Pacific Telephone utilise ce système pour 7500 employés, c’est le plus grand contrat d’ameublement de toute l’histoire. Les designs d’Otto Zapf se retrouvent dans les bureaux d’IBM, General Motors et CBS.
Otto Zapf a créé pour Knoll des meubles confortables et accueillants pour l’utilisateur. En 1982, le Zapf System est adapté et renommé le Zapf Plus Office System, avant d’être lancé en Europe en 1985. Il continue à concevoir les bureaux modernes avec le Management Office System pour Vitra (1986), et le Aurora Office System (1991), qui lui ont pris 10 ans de travail et lui permettent de remporter le “Best of Neocon” award à Chicago.
Aujourd’hui, Otto Zapf continue à créer et à développer ses projets depuis son studio en Allemagne.
